La exigencia de contar con sistemas internos de información en las empresas, cada vez está más cerca. Hace pocos días el Consejo de Ministros aprobó el Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que transpone la Directiva Europea de Whitsleblowing.
La futura norma obligará a empresas, del sector público y privado, a implantar sistemas internos de información, que contendrán un canal interno de información, también denominado canal de denuncias.
La finalidad de la Ley es fomentar la comunicación de posibles infracciones penales, o administrativas graves o muy graves, mediante la protección de las personas, que informen de las mismas, a través de estos canales frente a las posibles represalias, que pudieran sufrir, por haber realizado tal comunicación.
También se prevé la creación de un Canal Externo de Información de la Autoridad Independiente del Informante (A.I.I) a través del cual, los informantes, podrán dar parte directamente a dicha Autoridad de las infracciones previstas en la Ley.
En la presente nota se explicarán las obligaciones que acarreará la nueva norma en el sector empresarial.
¿Qué entidades estarán obligadas a contar con estos sistemas internos de información?
En el sector privado, serán sujetos obligados:
- Las personas físicas o jurídicas que tengan contratados 50, o más, trabajadores.
- Las personas jurídicas que entren en el ámbito de aplicación de la UE en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, deberán disponer de un sistema interno de información regulado por su normativa específica, con independencia del numero de trabajadores que tenga. La futura norma les será de aplicación en todo aquello no regulado por su normativa específica.
- Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas, por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
En el caso de que se trate de un grupo de empresas conforme al artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante aprobará la política general relativa al sistema interno de información y asegurará su aplicación, en el resto de las empresas del grupo, sin perjuicio de la autonomía, o independencia, de cada sociedad el grupo.
En el sector público, todas las entidades estarán obligadas a contar con sistemas internos de información.
¿Qué requisitos deberán de tener los sistemas internos de información?
En primer lugar, el órgano de administración u órgano de gobierno de cada empresa será responsable de su implantación, previa consulta con la representación legal de los trabajadores, y tendrá la condición de responsable del tratamiento de datos personales según lo previsto en la LOPDGDD.
El sistema interno de información deberá:
- Permitir la comunicación de las infracciones penales o administrativas graves o muy graves, en los términos previstos por la ley, a través de los canales internos de información o canales de denuncias establecidos al efecto.
- Estar diseñado, establecido y gestionado en forma segura con garantías de confidencialidad, impidiendo el acceso a personal no autorizado.
- Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o ambas formas, así como las comunicaciones anónimas.
- Integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse en la empresa.
- Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la entidad, siendo la primera en conocer de la posible irregularidad.
- Ser independientes y aparecer diferenciados respecto a otros sistemas internos de información de otras empresas.
- Contar con un Responsable del Sistema designado por el órgano de administración o gobierno de la entidad, que podrá ser una persona o un órgano colegiado.
- Contar con una política que enuncie los principios generales en materia de sistemas internos de información y defensa del informante que sea publicada en el seno de la empresa.
- Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Establecer garantías, de protección de los informantes, prohibiendo expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas o tentativas de represalia.
¿Cuándo entra en vigor la Ley y la nueva obligación?
Como hemos ido adelantando en anteriores Newsletters, la trasposición de la Directiva Europea llega con bastante retraso en España.
En cualquier caso, según indica la Disposición final del documento, la ley entrará en vigor a los 20 días de su publicación, la cual, si el proceso legislativo sigue su cauce, tendrá lugar en pocos meses.
Sanciones por incumplimiento.
El Proyecto de Ley establece un régimen sancionador en su Título IX que se aplicará en caso de que se lleven a cabo las infracciones recogidas en su texto.
Estas infracciones se clasifican en muy graves, graves y leves, y llevan aparejadas distintas multas, en función de la gravedad de la infracción y de si el infractor es persona física o jurídica:
- Si el infractor es persona física, las multas serán desde 1001 euros hasta 300.000 euros, en función de la gravedad de la infracción.
- Si el infractor es persona jurídica, las multas serán de hasta 100.000 para las infracciones leves, pudiendo llegar a 1.000.000 euros, para las infracciones más graves.
En el caso de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, podrá acordar: la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales por un plazo máximo de 4 años, así como la prohibición de contratar con el sector público por un máximo de 3 años.El incumplimiento de obligación de disponer de un sistema interno de información en los términos exigidos por la Ley será considerado infracción muy grave que llevará aparejada las siguientes sanciones:
- Si es persona física, multa de 30.000 a 300.000 euros.
- Si es persona jurídica, multa de 600.000 euros a 1.000.000 euros.