Hace escasos días ha entrado en vigor la ley 11/2023, una ley de trasposición de Directivas de la Unión Europea que ha tenido un importante impacto directo en la forma de operar de los Notarios y, por lo tanto, de manera indirecta en el resto de operadores jurídicos y de la propia sociedad.
Se trata del protocolo electrónico. En términos generalistas se puede decir que los documentos notariales seguirán teniendo una sola matriz, si bien la misma constará en dos soportes idénticos en contenido y distintos en su forma: en papel y en formato digital.
Siendo así, los documentos en papel seguirán el mismo curso que venían ahora siguiendo, esto es, la conformación de protocolos en papel que conservará el Notario de la plaza durante un tiempo determinado; sin embargo, el formato digital será conservado por el Consejo General del Notariado que, por su parte, dará acceso por medio de la plataforma interna a tanto al Notario autorizante como a aquellos empleados de su Notaría que hayan sido designados. Gracias a ello, los Notarios podrán entregar y remitir copias autorizadas digitales desde su matriz en soporte digital. Esto supondría un importante avance que favorecería la celeridad en la circulación de los documentos notariales que beneficiaría a todos los interesados.
Por otra parte, los cambios no terminan ahí. Ahora los interesados podrán localizar y contactar a través de internet con el fedatario que custodie la matriz de las escrituras a las que precisen tener acceso y solicitarle copias en el formato que precisen. Además, en los casos tasados, podrán mantener con el Notario correspondiente videoconferencias seguras en las que podrán formular sus consultas e intercambiar documentación necesaria con anterioridad a la firma de la escritura pública.
La herramienta de la videoconferencia facilitará las reuniones necesarias, sobre todo las urgentes, en las que deban comparecer distintas partes a pesar de no encontrarse en el mismo punto geográfico. Además, por este medio será posible el otorgamiento de pólizas mercantiles y numerosos actos de índole societaria. Asimismo, podrán llevarse a cabo determinados actos unilaterales como algunos tipos apoderamientos, otorgar cartas de pago y reconocimientos, declaraciones de obra nueva y otorgamiento de escrituras de división horizontal (siempre que no conlleven extinción de condominio), además de otros actos personalísimos en determinadas circunstancias.
El Notariado ha dado un paso adelante y se ha dotado de los medios que le acercarán a la forma en la que las empresas giran en el mercado, agilizando los trámites y, en definitiva, posicionándose en la nueva realidad de los negocios.